उद्देशः
स्पष्टता-रक्षणम्
- लघु-चर्चासु मा भूच् च्युतिर् पाठक-लेखकयोर् अवधानोत्साहयोः।
- अपेक्षित-बिन्दोर् उत्तरं न विस्मरेत्।
- कस्योत्तरे किमुक्तमिति स्पष्टं स्यात्।
- अन्यस्मै सूत्र-प्रेषणाय उचितं स्यात्।
त्वरा-दोष-वारणम्
- अनुचित-भाव-प्रकाशनं मा भूत्।
- लेखने स्खलनानि न स्युः।
उपायाः
- न केवलम् अभिधावृत्तिकांशानाम् उत्तरणं स्यात्, ध्वनितांशोऽप्य् अभिज्ञायोत्तरणीयः। सारो बहुधा नोच्यते स्पष्टं प्रतिवादिभिः।
- उत्तर-बिन्दूनि प्रामुख्य-क्रमेण स्युः।
- मुख्यबिन्दूनि विशिष्या ऽभिज्ञाप्यन्ताम्।
- उत्तर-बिन्दुनाम् उपरि प्राक्तनपत्रेभ्यः सम्बद्ध-वाक्यानि दर्श्यन्ताम् quoted-text-रूपेण ।
- प्राक्प्रेषितानि पत्राण्यप्य् अनुबद्धानि स्युः।
Addressing others
In America, suppose that you are writing to X. The letter might begin with the string ’X,’ unlike in other countries where one begins with the string ’Dear X,’ or ’Hi X,’.
This is used to indicate a professional attitude stripped of compassion/ friendliness. It is used to focus the conversation on work and challenge the recipient into performing his role, with an ongoing appraisal being the incentive.
By itself, this form of addressing should not be assumed to be a sign of excessive rudeness, but as a sign of deliberate distance, used to make reasonable demands.
In any case, follow your own culture and begin with “namaste” for example.
Awaiting Response
If someone does not respond to an email in 48 hours, bug them.